Wirtualny numer w Twojej firmie

Czym jest wirtualny numer?

Wirtualny numer to numer który nie jest przypisany do żadnego konkretnego urządzenia i służy do przekierowywania połączeń na rzeczywisty numer lub numery telefonu. Wirtualne numery telefonów są używane najczęściej przy większym natężeniu przychodzących rozmów – w celu lepszego rozkłady połączeń pomiędzy poszczególne działy czy osoby w firmie, lub jako numery międzynarodowe – w celu obniżenia kosztów za realizację połączenia. 

Co to jest wirtualna centrala (PBX)? 

Wirtualna centrala umożliwia rozdzielanie połączeń przychodzących na numer wirtualny. Po połączeniu użytkownik wybiera za pomocą klawiatury numerycznej, dział bądź osobę z którą chce zostać połączony a wirtualne centrala łączy rozmówcę z właściwym numerem. Wirtualna centrala kolejkuje również połączenia oraz decyduje jakie nagranie IVR powinien w danym momencie usłyszeć dzwoniący.  

Czym są wiadomości IVR?

Wiadomości IVR to system zapowiedzi głosowej, a więc nagrane wcześniej wiadomości głosowe. W momencie nawiązania połączenia osoba dzwoniąca słyszy wybraną wiadomość głosową. Najczęściej jest to prośba o wybranie docelowego działu czy tematu rozmowy, prośba o pozostanie na linii, informacja o nagrywaniu połączenia czy informacja o prawdopodobnym czasie oczekiwania na połączenie. 

Jakie są główne korzyści dla firmy?

Systemy wirtualnej centrali znamy wszyscy. Korzystamy z nich rozmawiając z dostawcami usług telekomunikacyjnych, ubezpieczycieli czy innych dużych firm. Systemy PBX to jednak nie tylko rozwiązania dla wielkich firm. Coraz częściej z takich rozwiązań korzystają również mniejsze firmy. Kiedy warto wdrożyć numer wirtualny oraz wirtualną centralę w naszej firmie?  

• Chciałbyś zamieścić na swojej stronie internetowej tylko jeden numer telefonu – dzięki wirtualnej centralce możesz łatwo rozdzielić wszystkie przychodzące do Twojej firmy telefony do odpowiednich działów czy osób bez konieczności ręcznego łączenia połączeń przez recepcjonistkę czy podawania na stronie kilku różnych numerów telefonów.
• Twoja firma dostaje sporo telefonów i nie chcesz aby klienci rozłączali się po usłyszeniu sygnału zajęte  – do wirtualnej centrali możesz podłączyć wszystkich swoich konsultantów dzięki czemu rozmówca zostanie szybciej połączony z wolną osobą. Ponadto wiadomości głosowe sprawiają, że rozmówcy dłużej pozostają na linii.
• Chciałbyś lepiej kontrolować przychodzące połączenia i wyniki Twoich konsultantów – rozmowy przechodzące przez numer wirtualny mogą być automatycznie nagrywane, dzięki temu masz dostęp do rejestru wszystkich przeprowadzonych w Twojej firmie rozmów. Jest to szczególnie istotne w przypadku roszczeń czy zażaleń ze strony klienta. Dzięki nagraniom będziesz mógł dokładnie przeanalizować co wydarzyło się w czasie rozmowy.
• Planujesz wkroczyć na rynki międzynarodowe i potrzebujesz numer lokalnego – klienci niechętnie dzwonią na zagraniczne numery telefonów, obawiając się wysokich kosztów połączeń. Dzięki numerom wirtualnym Twój numer będzie numerem lokalnym dla osoby dzwoniącej, ale połączenie przyjdzie do Twojego zespołu w Polsce.
• Prowadzisz kampanie marketingowe i chciałbyś lepiej śledzić ich wyniki – jeśli prowadzisz aktywne działania marketingowe zapewne śledzisz kliknięcia poszczególnych reklam, czy wyniki konwersji na stronach docelowych. Dzięki numerom wirtualnym możesz też sprawdzać które kampanie reklamowe przyniosły Ci najwięcej połączeń telefonicznych oraz jak Twój dział sprzedaży poradził sobie z ich obsługą.

Ile kosztuje wirtualny numer telefonu?

Ponieważ z wirtualnych centrali korzystają wielkie firmy, często wydaje się, że są to rozwiązania drogie. Tymczasem ceny za polski numer wirtualny np. w CallPage zaczynają się już od kilkunastu złotych za miesiąc a założenie numerów w krajach Uni Europejskiej czy w Stanach Zjednoczonych zaczynają się od 40 EUR / miesiąc. 

Jak założyć numer wirtualny? 

Numery wirtualne oraz wirtualne centrale dostarczają dostawcy usług telekomunikacyjnych. W przypadku polskiego numeru wirtualnego, należy zwykle potwierdzić działalność firmy przedstawiając wyciąg z KRS. W przypadku zagranicznych numerów wirtualnych sytuacja zależy od regulacji w kraju docelowym. Zwykle jednak wystarczy przedstawienie dokumentów potwierdzających działalność firmy.

Jeśli jesteś użytkownikiem CallPage założenie numeru wirtualnego oraz wirtualnej centralki jest jeszcze prostsze. Wystarczy wejść do panelu, wybrać interesujący Cię numer oraz kraj i potwierdzić dane spółki.

Co powinieneś przygotować do wirtualnej centrali?

Oczywiście będziesz potrzebować nagrań głosowych IVR, przede wszystkich wiadomości powitalnej która umożliwi Ci rozdzielenie przychodzących rozmów do poszczególnych działów.

Warto przygotować również inne nagrania głosowe np. informujące o godzinach pracy Twojego biura. Jeśli rozmowa będzie nagrywana to zgodnie z RODO musisz również poinformować swojego rozmówcę o tym fakcie, najlepiej właśnie za pomocą automatycznego nagrania.

Część nagrań (np. o rejestrowaniu rozmowy) może dostarczyć Twój dostawca wirtualnej centrali. Cześć wiadomości głosowych będzie jednak mocno spersonalizowana dlatego sam musisz zadbać o ich przygotowanie. 

Kiedy masz już nagrania pozostaje jedynie skonfigurować wirtualną centralę – dodać konsultantów wraz z harmonogramem ich pracy, pogrupować ich w działy i przypisać do właściwych numerów. Koniecznie dodaj numer rezerwowy z którym powinny łączyć się osoby które nie dokonały wyboru za pomocą systemu numerycznego.

Tak przygotowana wirtualną centralka jest już gotowa do działania. Teraz wystarczy tylko dodać numer wirtualny na swoje kanały komunikacyjne i odbierać pierwsze telefonu. 

Wirtualna Centrala CallPage

CallPage jest sprawdzonym dostawcą numerów wirtualnych i wirtualnej centrali. Dzięki połączeniu z widgetem kontaktowym wszystkie statystyki dotyczące kontaktów telefonicznych z Twoją firmą będą dostępne w jednym panelu. Otrzymasz również dostęp do nagrań oraz analiz – zarówno tych pochodzących z widgetu CallPage, jak i numerów wirtualnych. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wtyczce CallPage oraz wirtualnej centralne, umów się na prezentację demo. Jeśli jesteś już użytkownikiem CallPage skontaktuj się z naszym działem Customer Support.