Zaloguj sięWypróbuj za darmo

PL

blog

Generuj więcej rozmów sprzedażowych i leadów z Twojej strony.

Inicjuj rozmowy sprzedażowe z odwiedzającymi Twoją stronę, proponując im natychmiastowe połączenie poprzez callback. Domykaj więcej transakcji. Szybciej niż dotychczas.

Dowiedz się więcej

Wirtualny numer telefony w Twojej firmie

Autor: Wioleta Szybowska | Opuplikowano: 13.05.2022 | Czas czytania: 5m

W tym artykule zebraliśmy dla was zbiór informacji na temat wirtualnych numerów telefonów i wirtualnej centrali. Podpowiadamy też jak założyć numer wirtualny oraz co powinniście przygotować aby rozpocząć korzystanie z wirtualnej centrali. 

Spis treści:

  • czym jest wirtualny numer telefonu?
  • co to jest wirtualna centrala?
  • czym są wiadomości IVR?
  • jakie są główne korzyści wirtualnej centrali dla firmy?
  • ile kosztuje wirtualny numer telefonu?
  • jak założyć numer wirtualny?
  • co powinienem przygotować do wirtualnej centrali?

Czym jest wirtualny numer telefony?

Wirtualny numer to numer który nie jest przypisany do żadnego konkretnego urządzenia i służy do przekierowywania połączeń na rzeczywisty numer lub numery telefonu. Wirtualne numery telefonów są używane najczęściej przy większym natężeniu przychodzących rozmów – w celu lepszego rozkłady połączeń pomiędzy poszczególne działy czy osoby w firmie, lub jako numery międzynarodowe – w celu obniżenia kosztów za realizację połączenia. 

Co to jest wirtualna centrala (PBX)? 

Wirtualna centrala umożliwia rozdzielanie połączeń przychodzących na numer wirtualny. Po połączeniu użytkownik wybiera za pomocą klawiatury numerycznej, dział bądź osobę z którą chce zostać połączony a wirtualne centrala łączy rozmówcę z właściwym numerem. Wirtualna centrala kolejkuje również połączenia oraz decyduje jakie nagranie IVR powinien w danym momencie usłyszeć dzwoniący.  

Czym są wiadomości IVR?

Wiadomości IVR to system zapowiedzi głosowej, a więc nagrane wcześniej wiadomości głosowe. W momencie nawiązania połączenia osoba dzwoniąca słyszy wybraną wiadomość głosową. Najczęściej jest to prośba o wybranie docelowego działu czy tematu rozmowy, prośba o pozostanie na linii, informacja o nagrywaniu połączenia czy informacja o prawdopodobnym czasie oczekiwania na połączenie. 

Jakie są główne korzyści dla firmy MŚP?

Systemy wirtualnej centrali znamy wszyscy. Korzystamy z nich rozmawiając z dostawcami usług telekomunikacyjnych, ubezpieczycieli czy innych dużych firm. Systemy PBX to jednak nie tylko rozwiązania dla wielkich firm. Coraz częściej z takich rozwiązań korzystają również mniejsze firmy. Kiedy warto wdrożyć numer wirtualny oraz wirtualną centralę w naszej firmie?  

  • Chciałbyś zamieścić na swojej stronie internetowej tylko jeden numer telefonu – dzięki wirtualnej centralce możesz łatwo rozdzielić wszystkie przychodzące do Twojej firmy telefony do odpowiednich działów czy osób bez konieczności ręcznego łączenia połączeń przez recepcjonistkę czy podawania na stronie kilku różnych numerów telefonów.
  • Twoja firma dostaje sporo telefonów i nie chcesz aby klienci rozłączali się po usłyszeniu sygnału zajęte  – do wirtualnej centrali możesz podłączyć wszystkich swoich konsultantów dzięki czemu rozmówca zostanie szybciej połączony z wolną osobą. Ponadto wiadomości głosowe sprawiają, że rozmówcy dłużej pozostają na linii.
  • Chciałbyś lepiej kontrolować przychodzące połączenia i wyniki Twoich konsultantów – rozmowy przechodzące przez numer wirtualny mogą być automatycznie nagrywane, dzięki temu masz dostęp do rejestru wszystkich przeprowadzonych w Twojej firmie rozmów. Jest to szczególnie istotne w przypadku roszczeń czy zażaleń ze strony klienta. Dzięki nagraniom będziesz mógł dokładnie przeanalizować co wydarzyło się w czasie rozmowy.
  • Planujesz wkroczyć na rynki międzynarodowe i potrzebujesz numer lokalnego – klienci niechętnie dzwonią na zagraniczne numery telefonów, obawiając się wysokich kosztów połączeń. Dzięki numerom wirtualnym Twój numer będzie numerem lokalnym dla osoby dzwoniącej, ale połączenie przyjdzie do Twojego zespołu w Polsce.
  • Prowadzisz kampanie marketingowe i chciałbyś lepiej śledzić ich wyniki – jeśli prowadzisz aktywne działania marketingowe zapewne śledzisz kliknięcia poszczególnych reklam, czy wyniki konwersji na stronach docelowych. Dzięki numerom wirtualnym możesz też sprawdzać które kampanie reklamowe przyniosły Ci najwięcej połączeń telefonicznych oraz jak Twój dział sprzedaży poradził sobie z ich obsługą.

Ile kosztuje wirtualny numer telefonu?

Ponieważ z wirtualnych centrali korzystają wielkie firmy, często wydaje się, że są to rozwiązania drogie. Tymczasem ceny za polski numer wirtualny np. w CallPage zaczynają się już od kilkunastu złotych za miesiąc a założenie numerów w krajach Uni Europejskiej czy w Stanach Zjednoczonych zaczynają się od 40 EUR / miesiąc. 

Jak założyć numer wirtualny? 

Numery wirtualne oraz wirtualne centrale dostarczają dostawcy usług telekomunikacyjnych. W przypadku polskiego numeru wirtualnego, należy zwykle potwierdzić działalność firmy przedstawiając wyciąg z KRS. W przypadku zagranicznych numerów wirtualnych sytuacja zależy od regulacji w kraju docelowym. Zwykle jednak wystarczy przedstawienie dokumentów potwierdzających działalność firmy. 

Jeśli jesteś użytkownikiem CallPage założenie numeru wirtualnego oraz wirtualnej centralki jest jeszcze prostsze. Wystarczy wejść do panelu, wybrać interesujący Cię numer oraz kraj i potwierdzić dane spółki.

Zobacz jak zamówić numer wirtualny w CallPage

Co powinieneś przygotować do wirtualnej centrali?

Oczywiście będziesz potrzebować nagrań głosowych IVR, przede wszystkich wiadomości powitalnej która umożliwi Ci rozdzielenie przychodzących rozmów do poszczególnych działów.

Warto przygotować również inne nagrania głosowe np. informujące o godzinach pracy Twojego biura. Jeśli rozmowa będzie nagrywana to zgodnie z RODO musisz również poinformować swojego rozmówcę o tym fakcie, najlepiej właśnie za pomocą automatycznego nagrania.

Część nagrań (np. o rejestrowaniu rozmowy) może dostarczyć Twój dostawca wirtualnej centrali. Cześć wiadomości głosowych będzie jednak mocno spersonalizowana dlatego sam musisz zadbać o ich przygotowanie. 

Kiedy masz już nagrania pozostaje jedynie skonfigurować wirtualną centralę – dodać konsultantów wraz z harmonogramem ich pracy, pogrupować ich w działy i przypisać do właściwych numerów. Koniecznie dodaj numer rezerwowy z którym powinny łączyć się osoby które nie dokonały wyboru za pomocą systemu numerycznego.

Tak przygotowana wirtualną centralka jest już gotowa do działania. Teraz wystarczy tylko dodać numer wirtualny na swoje kanały komunikacyjne i odbierać pierwsze telefonu. 

Wirtualna Centrala CallPage

CallPage jest sprawdzonym dostawcą numerów wirtualnych i wirtualnej centrali. Dzięki połączeniu z widgetem kontaktowym wszystkie statystyki dotyczące kontaktów telefonicznych z Twoją firmą będą dostępne w jednym panelu. Otrzymasz również dostęp do nagrań oraz analiz – zarówno tych pochodzących z widgetu CallPage, jak i numerów wirtualnych. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wtyczce Callpage oraz wirtualnej centralne, umów się na prezentację demo. Jeśli jesteś już użytkownikiem CallPage skontaktuj się z naszym działem Customer Support.

Wioleta Szybowska
Autor: Wioleta Szybowska
13.05.2022

Wypróbuj wszystkie funkcje CallPage za darmo przez 7 dni!

Otrzymuj do 75% więcej konwersji bez dodatkowych inwestycji w reklamę. Zwiększ sprzedaż, ulepsz User Experience

Wypróbuj za darmo Umów się na prezentacje
Kup lub anuluj w dowolnym momencie
Szybka konfiguracja w 5 minut
Plany już od 0 zł / miesiąc
CallPage 2021 | Wszelkie prawa zastrzeżone | Prywatność | Warunki | Bezpieczeństwo | +48 22 164 78 09 | +48 22 164 78 15

Produkt

CallPage 2021 | Wszelkie prawa zastrzeżone | Prywatność | Warunki | Bezpieczeństwo | +48 22 164 78 09 | +48 22 164 78 15