Jeszcze kilka lat temu rozmowa z botem na infolinii była synonimem frustracji. Klient dzwonił, a w odpowiedzi słyszał tylko: „Przepraszam, nie zrozumiałem pytania”. Dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej - agenci głosowi AI stają się coraz bardziej naturalni i skuteczni, a firmy zaczynają realnie korzystać z ich możliwości.

Widać to również w CallPage – aż 20% nowych rejestracji to klienci, którzy chcą wdrożyć również agenta AI. I trudno się dziwić, skoro 62% klientów deklaruje, że woli porozmawiać z AI, jeśli dzięki temu szybciej załatwią swoją sprawę.

Agenci głosowi działają 24/7, odpowiadają w kilka sekund i obsługują wiele rozmów jednocześnie. Dla firm oznacza to szybszą obsługę i niższe koszty.

Czy jednak AI to rozwiązanie na każdy problem? Niekoniecznie. Jest jeszcze wiele sytuacji z którymi sobie nie radzi i udział człowieka jest nadal potrzebny. Ale zdecydowanie jest to kierunek, w którym zmierza obsługa klienta i sprzedaż.

Czym różni się Agent od Bota?

W CallPage używamy terminu Agent aby odróżnić nowe technologia od tego co klasycznie rozumiemy pod pojęciem Botów Głosowych. W odróżnieniu od starszych odpowiedników, które często były ograniczone do prostych komend, agenci głosowi AI potrafią prowadzić normalną rozmowę, dopasowywać odpowiedzi do kontekstu i korzystać z wiedzy dostarczonej przez firmę. 

Dzięki temu brzmią niemal jak człowiek. Wciąż potrzebują nieco więcej czasu na udzielenie odpowiedzi czy zdarza im się pomylić wymowę polskich imion. Nie biorą jednak wolnego, a ich wdrożenie kosztuje (i zajmuje) mniej niż wdrożenie nowego pracownika. 

🎧 Posłuchaj przykładowej rozmowy agenta głosowego AI: zobacz nagranie

Co więc Agenci Głosowi potrafią, a czego jest jeszcze?

7 scenariuszy, w których agent głosowy AI robi różnicę

Na podstawie wdrożeń i rozmów z naszymi klientami przygotowaliśmy listę sytuacji, w których firmy w Polsce wdrażają AI. 

1. Firma traci klientów przez nieodebrane połączenia

Są branże, gdzie konkurencja jest ogromna, a klient w kilka sekund może znaleźć alternatywę, każde nieodebrane połączenie to więc realna strata. Tu konkretnie rozmawialiśmy z klientem, który oferuje naprawy i zakup sprzęt - jego potencjalni klienci rzadko dzwonią dwa razy. Po prostu szukają kolejnej firmy. 

Już sam widget CallPage częściowo rozwiązuje ten problem – system łączy przychodzące połączenia z wieloma sprzedawcami, zwiększając szansę, że ktoś odbierze. Ale jeśli wszyscy są akurat zajęci? Albo, jak w tym wypadku, właściciel sam odbiera telefony?

 Tutaj wchodzi agent głosowy AI, który odbierze każde nieodebrane połączenie, a następnie udziela odpowiedzi na najważniejsze pytania (korzystając z bazy wiedzy firmy), a cała rozmowa i dane klienta trafiają do systemu. 

Sprzedawcy mogą potem oddzwonić i kontynuować wątek dokładnie tam, gdzie AI skończył.

2. Sprzedaż oczekuje lepszej kwalifikacji połączeń

Znasz to - marketing generuje leady, a sprzedaż nie chce ich przyjąć, by nie tracić czasu na leady słabej jakości. 
 

Ten problem obserwowaliśmy często wśród klientów którzy chcieli dodać numer kontaktowy lub widżet CallPage na stronach typu landing page - do których kierował konkretne kampanie reklamowe. Dział marketingu chciał zwiększyć konwersję, dział sprzedaży martwił się o jakość połączeń i czas pracowników.

AI rozwiązuje ten konflikt. Voice Agent odbiera połączenie i sprawdza: czy klient jest zgodny z ICP (idealnym profilem klienta), jakie ma potrzeby i na ile jest gotowy do zakupu. Tylko wartościowe kontakty przekierowuje do handlowców - tym mniej gotowym udzieli informacji i przekieruje np. na adres mailowy. Co więcej można zdecydować które połączenie będzie skierowane do którego działu czy osoby. Są tu oczywiście pewne ograniczenia np. zbyt duża liczba pytań kwalifikacyjnych może zniechęcić klienta, a zbyt skomplikowane “drzewko” przekierowań może sprawdzić, że agent się pogubi. Mimo to w praktyce już prosta preselekcja wystarczy, by odciążyć dział sprzedaży i sprawić, że handlowcy rozmawiają tylko z obiecującymi leadami.

3. Obsługa klientów w weekendy lub popołudnia

Są branże -  takie jak stomatologia, beauty, turystyka czy edukacja w których klienci najczęściej dzwonią po południu lub weekendy. Czyli wtedy gdy sami nie pracują. Firmy z tych branż zwykle pracują popołudniami, ale czasem nawet to nie wystarcza. 

Dobrym przykładem jest firmy z branży turystycznej, z którą rozmawialiśmy. Większość telefonów od nowych klientów przychodziła późnym popołudniem, kiedy klienci mieli wolny czas. Niestety, wtedy infolinia była już zamknięta. 

Agent głosowy AI rozwiązuje ten problem. Może odebrać połączenie o każdej porze dnia i nocy, odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania, zebrać dane do kontaktu na następny dzień. 

Według badań aż 62% konsumentów woli rozmawiać z AI niż czekać na konsultanta, jeśli dzięki temu szybciej dostaną odpowiedź. Dla firm oznacza to wyższą satysfakcję klientów i realną przewagę konkurencyjną – bo nie każdy jest dostępny przez całą dobę.

4. Redukcja kosztów utrzymania infolinii

Obsługa klienta to jeden z najbardziej kosztownych działów w każdej firmie – szczególnie w e-commerce czy telekomach, gdzie infolinię odbierają tysiące telefonów dziennie. Jeden z naszych klientów prowadzący sklep internetowy opowiadał, że większość zapytań dotyczyła prostych spraw: czasu dostawy czy warunków zwrotu. Sprzedawcy i konsultanci spędzali godziny na powtarzaniu tych samych odpowiedzi. 

Agent na podstawie wgranej bazy wiedzy może samodzielnie udzielać odpowiedzi na te najczęściej zadawane pytania. A jeśli pytanie przekracza jego możliwości, np. wymaga sprawdzenie czegoś w systemie - połączy z konsultantem. To pomaga ograniczyć liczbę połączeń do konsultantów nawet o 80%. Dodatkowy bonus jest taki, że ludzie krócej czekają na infolinii co sprzyja zadowoleniu klientów. 

Według Juniper Research w 2023 roku firmy na całym świecie zaoszczędziły 8 mld dolarów dzięki agentom i botom, a w niektórych przypadkach koszty obsługi spadły nawet o 90%. 

Teraz te oszczędności są dostępne także dla mniejszych firm, które mogą wdrożyć AI na pierwszej linii kontaktu już od kilkudziesięciu złotych. 

5. Rekrutacja pracowników

Agencje pracy tymczasowej czy firmy produkcyjne dostają setki zgłoszeń miesięcznie - a każdy kandydat musi przejść wstępną rozmowę, w której pojawiają się dokładnie te same pytania: „Jaką zmianę preferujesz?”, „Czy masz wymagane uprawnienia?”, „Kiedy możesz zacząć?”.

Nasz klient z branży produkcyjnej opowiadał, że rekruterzy spędzali całe dni na powtarzalnych rozmowach, zanim w ogóle spotkali się z kandydatem wartościowym dla firmy.

Agent głosowy AI przejmuje tę pierwszą linię kontaktu. Zadzwoni do kandydata, zadaje standardowe pytania i zapisz je w systemie. HR-owiec dostaje listę osób, które spełniają kryteria i dopiero wtedy angażuje się w rozmowę. To oszczędza godziny pracy i sprawia, że proces rekrutacyjny jest szybszy i bardziej efektywny.

6. Wirtualny sekretariat i asystent firmy

Nie każda firma może pozwolić sobie na zatrudnienie recepcjonistki czy sekretarki. W małych biznesach telefony często odbiera sam właściciel – albo nikt, jeśli akurat jest na spotkaniu czy w trasie. To codzienność np. w branży budowlanej czy usługowej.

W takich sytuacjach świetnie sprawdza się agent głosowy AI. Może odebrać telefon, odpowiedzieć na powtarzające się pytania (np. o godziny otwarcia, zakres czy cenach usług), i zapisać informacje w panelu. 

Dzięki temu firma wygląda profesjonalnie od pierwszego kontaktu – nawet jeśli faktycznie stoi za nią jednoosobowa działalność. To rozwiązanie, które pozwala „udźwignąć” większą liczbę połączeń bez zatrudniania dodatkowych osób. 

7. Obsługa w wielu językach

Wyobraź sobie sklep internetowy, który sprzedaje produkty nie tylko w Polsce, ale też w Niemczech i Francji. Reklamy działają, ruch na stronie rośnie, a telefony od zagranicznych klientów pojawiają się coraz częściej. Problem w tym, że w dziale obsługi nikt nie mówi płynnie po francusku, a osoby znające niemiecki są tylko dwie – i nie zawsze dostępne.

Efekt? Klient próbuje dogadać się po angielsku, czasem coś zrozumie, czasem nie – a częściej po prostu się zniechęca i szuka konkurencji, która odpowie w jego języku.

Tutaj właśnie sprawdzają się agenci głosowi AI. Mogą rozmawiać w różnych językach – od angielskiego i niemieckiego po hiszpański czy francuski – i robią to płynnie, bo opierają się na technologii rozumienia języka naturalnego (NLU). Nie chodzi tylko o tłumaczenie słów, ale o zrozumienie sensu wypowiedzi.

Dzięki temu e-sklep nie musi zatrudniać wielojęzycznego zespołu konsultantów. Agent AI odbiera każdy telefon i rozmawia w odpowiednim języku. Dla klienta to poczucie komfortu („rozmawiam w swoim języku”), a dla firmy – otwarcie się na nowe rynki bez ogromnych inwestycji w obsługę.

Agent AI - ograniczenia

Choć agenci głosowi AI potrafią już naprawdę wiele, nie są jeszcze bezbłędni. Zdarza się, że w trudnych rozmowach klient użyje nietypowego sformułowania albo zapyta o coś, czego nie ma w bazie wiedzy – wtedy agent może nie poradzić sobie najlepiej. Widzimy to np. w branżach technicznych, gdzie klienci używają specjalistycznego słownictwa albo opisują problem w bardzo indywidualny sposób.

Są też kwestie bardziej praktyczne. Agent AI czasem źle wymawia niektóre polskie nazwy własne, a przy skomplikowanych danych (np. numerach PESEL czy długich adresach e-mail) może się pomylić. Dlatego często rekomendujemy, aby takie informacje zbierać przez formularz, a nie w trakcie rozmowy.

Trzeba też pamiętać, że rozwiązania takie jak CallPage nie oferują jeszcze integracji CRM → agent. To oznacza, że agent nie sprawdzi np. statusu zamówienia w Twoim systemie CRM czy magazynie. Firmy, które mają taką funkcję, zwykle korzystają z bardzo drogich, customowych wdrożeń - a to rozwiązanie poza zasięgiem większości małych i średnich firm.

Dlatego warto patrzeć na AI jako na wsparcie, a nie zastępstwo człowieka. Agent świetnie radzi sobie z preselekcją, powtarzalnymi pytaniami czy obsługą 24/7, ale w bardziej złożonych sprawach nadal kluczowy jest człowiek. 

Wdrożenie agenta głosowego - ile to kosztuje?

Nie będziemy wypowiadać się za konkurencję, ale ceny CallPage zaczynają się od kilkuset złotych miesięcznie. Nie ma też kosztów wdrożenia, można więc przetestować czy agent na pewno się sprawdzi bez wysokich kosztów na start.

 Wdrożenie AI Voice Agent w CallPage jest naprawdę proste:

• zakładasz konto,
• konfigurujesz agenta w intuicyjnym panelu,
• testujesz rozwiązanie bezpłatnie przez 14 dni,
• a w razie potrzeby masz wsparcie dedykowanego opiekuna i eksperta AI.

System automatycznie rejestruje wszystkie połączenia i przechowuje je w jednym miejscu. Masz dostęp do raportów i nagrań rozmów, co pozwala analizować jakość obsługi i stale ją ulepszać.  

Co ważne, Voice Agenta CallPage można uruchomić na kilka sposobów, w zależności od tego, jak Twoi klienci najczęściej się z Tobą kontaktują i jaki problem potrzebujesz rozwiązać:

• Numer wirtualny – agent odbiera połączenia przychodzące na dedykowany numer.
• Widgetem CallPage - agent oddzwania na połączenia zamówione przez widget
• Formularz na stronie – agent oddzwania do osób, które zostawiły swoje dane w formularzu (np. aplikacja o pracę czy zapytanie ofertowe).

Podsumowanie

Agenci głosowi AI nie zastąpią ludzi w 100%. Ale mogą przejąć dużą część powtarzalnych zadań, odciążając zespoły i zapewniając klientom szybszą obsługę. To technologia, która nie tylko usprawnia procesy, ale też daje firmom przewagę konkurencyjną.

Chcesz sprawdzić, jak działa w praktyce? Rozpocznij bezpłatny, 14-dniowy test w CallPage i zobacz, jak AI może pomóc w Twojej firmie.