9 rzeczy, których nauczyłam się o webinarach. Historia prawdziwa.

Ten artykuł został zaktualizowany w listopadzie 2020 r.

Rozemocjonowany, po przeczytaniu wszystkich rewelacyjnych opinii na Filmwebie, nie możesz się doczekać. Po ocenie 10/10 wiesz, że właśnie czekasz na film swojego życia. Jednak nie wiesz, że zanim zobaczysz pierwsze sceny 50 twarzy Greya, będziesz musiał zmierzyć się z poważnym przeciwnikiem.

40-minutowym slotem reklamowym. I tak siedzisz i słuchasz, i słuchasz i siedzisz, sprawdzasz Facebooka po raz 53 – oczywiście, ściemniając maksymalnie ekran, żeby nikogo nie irytować, i czekasz, i czekasz… A Twoje emocje z ekscytacji przechodzą do kompletnego znudzenia. Cały czas jesteśmy wokół tematyki tego, jak zorganizować webinar – czytaj dalej…

Mniej więcej podobnie sprawa ma się z webinarami, podczas których jedyne co dostajesz – pomimo tematu, który obiecywał konkretny zastrzyk wiedzy – to suche i niezgodne z oczekiwaniami informacje o produkcie lub usługach. Nie o to chodzi w organizowaniu webinarów!

I podobnie jak widzowie w kinie oczekują po prostu filmu i ciekawej historii, podobnie odbiorcy webinaru oczekują po prostu wartościowego contentu. Dlaczego im tego nie dać? Webinary coraz częściej przybierają formę szkoleń, dzielenia się wiedzą online.

Nie ukrywajmy – ma to sens. Bez względu na to, czy są prowadzone przez influencera, czy bezpośrednio przez Ciebie – podczas webinaru dziel się z odbiorcą tym, co może mu się przydać.

Oczywiście, pozwólmy webinarom produktowym koegzystować w idealnej symbiozie z webinarami szkoleniowymi. Mają one swoje zadanie i cel. Nazywajmy je jednak webinarami produktowymi.

W Twojej głowie prawdopodobnie właśnie zagościł wniosek: webinar to webinar. Produktowy, szkoleniowy – jaka to różnica?! Webinar produktowy to taki, który pokazuje działanie produktu lub zakres usług.

Może pokazywać korzyści, funkcjonalność czy przykłady wdrożeń. Cały czas jednak skupia się wokół tego, co chcesz sprzedać. Webinar szkoleniowy to z kolei taki, na którym czegoś się uczysz, który kończy się rewolucją w Twojej głowie i również w Twojej codziennej pracy. W tym tekście dowiesz się, jak zorganizować webinar szkoleniowy.

1. Wykorzystaj potencjał influencer marketingu

Temat nadal na topie – influencer marketing. Łatwo i skutecznie możesz go przenieść do świata webinarów. I słuchaj – WARTO! Promocja eventów często przypomina próbę wyrobienia paszportu w tydzień, ale z osobami, które są znane w danej branży, jest znacznie łatwiej.

Po pierwsze (i oczywiste) samo znane nazwisko przyciąga ludzi i zachęca do rejestracji. Po drugie (i ważne) dla osoby, z którą współpracujesz jest to również promocja – marki osobistej, firmy czy brandu. Przez to chętnie dzieli się informacją o współpracy z Twoją marką w sieci. To taki wspólny tort korzyści, z którego obie strony zabierają swoją porcję przy organizacji webinaru.

 źródła: Facebook Luiza Nowakch

W przypadku webinarów, które prowadziliśmy w cyklu Marketingowe wtorki z CallPage liczba rejestracji w każdym tygodniu sięgała około 600. Oczywiście na zasięgu organicznym – bez dodatkowych kosztów jak m.in. płatna reklama, która towarzyszyła nam jedynie na samym początku.

Dla porównania, inne webinary, które promujemy płatnie osiągają około 300-600 rejestracji w zależności od budżetu. Oznacza to, że nagle przy organizacji webinaru, za darmo dostajesz tyle samo lub dwa razy więcej tortu. Brzmi dobrze, prawda?

Myślisz teraz, że prawdopodobniej łatwiej byłoby sklonować własne DNA, niż nawiązać kontakt z influencerem. Zanim jednak zaczniesz bawić się genetyką, to przeczytaj jak to naprawdę wygląda. Szczerze mówiąc – jest to całkiem łatwe. I to nie tylko w przypadku tego, jak zorganizować webinary.

Praktycznie wszystkie osoby, które pokazują się na m.in. konferencjach, mają swoje blogi, strony, fanpage, więc zdobycie maila czy telefonu zajmuje średnio tyle, co bieg na 100 m, czyli jakieś 10 sekund. Jeżeli jednak nie jesteś w stanie zdobyć tych informacji, zawsze możesz napisać na fanpage’u, w wiadomości prywatnej, na LinkedInie czy na Instagramie.

Możliwości jest mnóstwo. Warto jednak uzbroić się w trochę cierpliwości, i nie oczekiwać, że odpowiedź mailowa, pojawi się równie szybko co kubełek KFC w dostawie. Ale spokojnie – jest duża szansa, że się pojawi.

RADA: Nie zrywaj kontaktu po tym, jak organizacja webinaru jest zakończona. Jeżeli pojawi się jakieś śmieszne pytanie, uwaga, komentarz, podeślij je do prowadzącego. Taka sytuacja może pójść w eter i dodatkowo podbić promocję Twojej firmy czy pomóc Ci przy organizacji kolejnych webinarów.

2. Zajawka zawsze w cenie – w promocji webinarów również

Coraz częściej pojawia się pytanie, czy powinno się publikować zajawkę o tym, o czym posłuchać będzie można podczas webinaru. Z moich eventowych doświadczeń – warto to zrobić.

Dlaczego? Uczestnicy zapisując się na wydarzenie często nie są pewni jaka wartość i jaki content zostanie im dostarczony. Dlatego, jeżeli masz firmowego bloga, to korzystaj z tego faktu. Napisz krótki artykuł, przeprowadź wywiad, nagraj wideo – forma promocji webinaru jest totalnie dowolna. Za pomocą ciekawych treści uwiarygodnisz i pokażesz wartość Twojego webinaru.

Jednak pamiętaj, że gdyby ktoś powiedział Ci jak kończy się finałowy odcinek 8 sezonu Gry o Tron, zanim Ty zdążyłeś go obejrzeć, pewnie byłbyś – powiedzmy to dosadnie – rozczarowany.

W treściach promujących webinar nie zdradzaj więc za dużo, a daj jedynie przedsmak tego, czego dowiedzieć można się będzie na webinarze. Treść, którą przygotujesz nie zawsze musi być bezpośrednio powiązana z tym, o czym będzie szkolenie online – może krążyć wokół poruszanego tematu.

Content stworzony do organizacji i promocji webinaru możesz dystrybuować wieloma kanałami – LinkedIn, Facebook, nawet Instagram. Jeżeli dysponujesz budżetem, to naprawdę warto inwestować w płatną reklamę na Facebooku. Nie dość, że promujesz dobry content, budujesz pozycję swoją i firmy jako eksperta, to też zwiększasz ruch na stronie, znajomość marki i uwaga – liczba rejestracji na webinar rośnie.

Z mojego doświadczenia wynika, że koszt wyświetlenia artykułu jest zdecydowanie niższy niż płatnej reklamy webinaru i wynosi ok. 35 groszy. Za reklamę, CPL sięga czasami nawet 15-30 złotych. Jeśli Twój budżet na promocję webinaru jest mocno ograniczony, jest to dobry sposób, żeby wpłynąć na ilość rejestracji bez bólu w okolicy portfela.

3. Promocja webinaru przez wysyłkę mailingu do bazy 

Jeżeli posiadasz bazę mailingową, to zdecydowanie zrób z niej użytek. W CallPage zaczynaliśmy od tematów wiadomości, które pokazywały czego można się nauczyć podczas szkolenia online – zwykle w formie pytania.

Sprawdzało się to całkiem dobrze, średnio z mailingów przybywało na wszystkie webinary ok. 400/500 osób, ale webinary wspieraliśmy mocno działaniami płatnymi.

Jednak kiedy odeszliśmy od płatnej promocji webinarów zależało nam na tym, aby liczba rejestracji z mailingu wzrosła. Stało się niestety odwrotnie i po zastopowaniu płatnych działań, liczba rejestracji z mailingów zaczęła spadać.

Ze względu na to, że sama treść wiadomości od początku wydawała nam się dobra, rozpoczęliśmy pracę nad tematami maili. Próbowaliśmy kilku połączeń i skuteczne okazało się połączenie tematyki webinarów z imieniem i nazwiskiem prowadzącego.

Od momentu wprowadzenia tego szablonu, liczba rejestracji z mailingu nie spadła poniżej 490 osób. Patrząc jednak na rejestracje na początku i ich późniejszy spadek, tematy i treść mailingów powinny się zmieniać co ok. 4 tygodnie.

Staraj się też nie spamować bazy przed webinarem, wysyłając 17 podobnych do siebie mailingów. Wierz mi, nie wpłynie to na liczbę rejestracji, ale na pewno wpłynie na liczbę wypisanych osób z bazy. W organizacji webinaru liczy się też umiar w działaniach.

W CallPage mailing z zaproszeniem wysyłamy raz, na kilka dni przed planowanym webinarem. Przeważnie są to piątki rano, w przypadku kiedy webinar odbywa się we wtorek, co daje zainteresowanym szansę na odczytanie wiadomości i zapis.

4. Konwersje – czyli jak sprawić, żeby osoby zarejestrowane pojawiły się na webinarze

Uczestnicy webinarów rejestrują się w bardzo różnych odstępach czasu. Warto przypomnieć im, że transmisja wkrótce się rozpocznie. Można do tego użyć takich narzędzi jak, m.in. AddEvent, z którego korzystamy.

Strona pozwala na wygenerowanie linków, za pomocą których dodasz wydarzenie do kalendarza jednym kliknięciem. Informację o tym zawsze wrzucamy w potwierdzeniu rejestracji.

Podczas organizacji webinaru wysyłamy do uczestników również aż 3 przypomnienia. Dzień przed, godzinę przed oraz 15 minut przed rozpoczęciem webinaru. W każdym zawieramy informację o temacie oraz link do pokoju webinarowego. Specjalnie unikamy dodawania CTA.

Linki są bardziej wiarygodne i nie kojarzą się aż tak bardzo z promocją, materiałem do pobrania lub obowiązkiem rejestracji (zostawienia danych). Jeśli nadal zastanawiasz się, jak zorganizować webinar, to zapamiętaj, że istotna jest naturalność w komunikacji.

SMS-y. Są świetnym i wciąż nietypowym sposobem na przypomnienie zarejestrowanym o webinarze. Mają również wpływ na CR. Staramy się wysyłać je regularnie przed każdym webinarem organizowanym u nas.

Nie są to długie teksty. Bazujemy na krótkim przypomnieniu: Cześć! Już za godzinę rozpocznie się webinar z Karoliną Twardosz. Link znajdziesz u siebie na mailu!

Chcesz uczyć się od najlepszych praktyków w Polsce?

Oglądnij nagrania webinarów Marketingowe Wtorki z CallPage.Zobacz nagrania >
 

5. Kiedy coś nie do końca idzie po naszej myśli przy organizacji webinaru

Czyt. promocja webinaru nie przebiega tak jak chcemy, konwersje na stronie są beznadziejne i ogólnie efekty, a właściwie ich brak jest bardziej przerażający niż klaun z horroru To. Oznacza to, że czas poszukać przyczyn i zacząć działać. A przyczyn może być bardzo dużo.

Pierwsza z nich to nieodpowiednio dobrana grupa docelowa podczas organizacji webinaru. W CallPage mieliśmy ten problem przy webinarach anglojęzycznych i skupionych bardziej wokół przedstawienia produktu i korzyści, jakie może dać firmom.

Statystyki z pierwszego organizowanego webinaru były, nie ukrywajmy, słabe. Konwersja wyświetleń w stosuku do rejestracji wynosiła jedynie 12,51%. Przy kolejnym webinarze udało nam się to zmienić i podnieść CR do 49,34%.

Jak to zrobiliśmy? Problem do rozwiązania był całkiem prosty. Chodziło właśnie o grupę docelową. W promocji pierwszego webinaru inwestowaliśmy w reklamę ogólną na Facebook Ads i przynosiła ona średnie efekty, ponieważ trafiliśmy do osób, które wcześniej nigdy nie miały styczności z CallPage.

Była to zbyt szeroka grupa, a więc nie do końca zainteresowana tematem organizowanego webinaru. Podczas promocji drugiego webinaru postanowiliśmy zmienić taktykę i zainwestować jedynie w remarketing – celowaliśmy w znacznie mniejszą grupę, która już wcześniej miała styczność z produktem lub marką i mogła potencjalnie być zainteresowana większą ilością informacji. I… trafiliśmy. 🙂

Drugą kwestią, na którą warto zwrócić uwagę to szata graficzna i cała oprawa wizualna strony z organizowanym webinarem lub webinarami. Z pozoru wydaje się to raczej drugorzędną kwestią, bo przecież kto patrzy czy ta kreska pasuje do tej, a ten kolor do tego, kiedy tutaj jest taki super temat webinaru?

A jednak – patrzą. Podczas organizowanego przez nas cyklu webinarów – Online Marketing Maraton – w edycji marcowej, konwersje ze strony utrzymywały się na poziomie 18,41%. Postanowiliśmy więc, że popracujemy nad jej wyglądem i podczas wrześniowej edycji udało się zwiększyć CR dwukrotnie – do 40,99%.

Prosta i na pozór drugoplanowa sprawa, a może zmienić nieraz więcej niż główny bohater.

6. Współpraca z mediami i partnerami przy organizacji webinaru

Jak przy każdym innym evencie, tutaj również nieocenionym wsparciem są portale i partnerzy, którzy zapewniają dodatkową promocję. Ok, nie możemy, jak przy konferencji, zaproponować im wejściówek lub stoiska, ale możemy zaproponować im wyświetlenie logo, ich krótkiej oferty lub filmiku np. podczas oczekiwania osób na rozpoczęcie webinaru.

Portale są chętne do współpracy i mają też dużo opcji, które dogadać można w barterze, np. Kalendarz Marketera na stronie Marketer+. Również jak przy konferencjach, tak i tutaj warto mieć gotową notatkę prasową oraz pakiet grafik do udostępnienia.

Oszczędza nam to dużo czasu już w trakcie kontaktów z mediami przy organizacji webinaru. Super zdają egzamin również mailingi partnerskie. W większości bazy różnią się i można dotrzeć z komunikatem do zupełnie nowych osób.

7. Testy, prezentacje, materiały przy organizacji webinaru

Problemy techniczne, problemami technicznymi – zawsze mogą się zdarzyć, ale lepiej kiedy dzieją się losowo, a nie z naszej winy. Dlatego zawsze, ZAWSZE, testuj platformę. Najlepiej dzień przed. Jeżeli nie masz takiej możliwości zrób to najpóźniej na 30 minut przed rozpoczęciem.

Co musisz przede wszystkim sprawdzić? Prezentację i dźwięk. Oczywiście najpierw sprawdzamy dźwięk, czy dobrze nas słychać, czy nie ma pogłosu. Najlepiej webinary prowadzić używając mikrofonu – świetnie zbiera głos. Jeśli jednak nie masz takiej możliwości, zadbaj o ciche pomieszczenie i słuchawki.

Prezentacje też lubią robić nam niespodzianki i przy udostępnianiu ekranu często wyglądają nie tak, jak powinny – szczególnie jeżeli udostępniamy je bezpośrednio z PowerPointa. Zawsze miej przygotowane kilka formatów prezentacji i co najważniejsze miej w zanadrzu PDF. W 99% przypadkach jest równie przydatny co woda na pustyni.

Zwróć również uwagę czy nie masz w prezentacji filmów, a jeżeli masz, to przetestuj ich poprawne działanie. Do niektórych platform, jak m.in. WebinarJam, filmiki trzeba wgrać wcześniej i odtwarzać w specjalny sposób. Podobnie sytuacja ma się z gifami czy nagraniami dźwiękowymi.

Po webinarze pamiętaj, żeby podzielić się ze wszystkim zarejestrowanymi prezentacją i o ile to możliwe nagraniem. Jeżeli współpracujesz z kimś i nie masz zgody na udostępnienie materiałów, postaraj się zebrać najprzydatniejsze linki lub uwagi w jeden plik i wysłać podsumowanie w takiej formie.

Dobrze również zaktualizować landing i dać możliwość nowym osobom rejestracji i pobrania materiałów. Przy okazji wysyłki materiałów możesz zamieścić informację o kolejnym webinarze i podlinkować stronę do rejestracji 😉

8. Garść organizacyjnych rad

Bardzo często słyszę dyskusję na temat tego, jaki dzień i jaka godzina na organizację webinaru jest najlepsza. Czy organizować je po pracy, w trakcie czy może przed pracą. Według mnie nie ma jednego szablonu i dnia, który gwarantowałby sukces. Oczywiście – omijamy wszystkie dni wolne i ich okolice.

Czyli jeżeli 1 i 3 maja jest wolne, to raczej nie planujemy webinarów na 2 lub 4 maja, ponieważ jest duża szansa, że większość osób będzie wtedy na urlopie. Z doświadczeń w codziennej pracy, odradzałabym również poniedziałki i piątki.

Po weekendzie jest przeważnie mnóstwo maili i spraw do załatwienia, a w piątki, o ile nie jest dokładnie tyle samo pracy, to większości osób w duszy gra już weekend. To, co ja uważam za najlepsze rozwiązanie, to metoda prób i testowanie daty organizacji webinaru.

Czyli organizujemy kilka webinarów w różnych dniach i o różnych godzinach i patrzymy, co lepiej działa. U nas finalnie webinary z cyklu odbywają się we wtorki o 10.00.

Organizując webinary na co dzień, zauważam, że warto starać się, aby tematy były różnorodne oraz, aby od czasu do czasu zaskoczyć uczestników. Czy organizujesz serię webinarów, czy nie, powinny one odbywać się cyklicznie. Może to być raz tydzień, raz na miesiąc czy raz na kwartał, ale powinny się odbywać z tą samą częstotliwością.

Jeżeli robisz je nawet raz na miesiąc, to jeden z nich np. poprowadź z gościem. My podczas cyklu, aby trochę zmienić formę, zorganizowaliśmy jeden wywiad live z Michałem Sadowskim.

Dobrze jest też mieć osobę, która podczas webinaru pomoże Ci. Przestawi Ciebie lub osobę prowadzącą i da znać jeżeli coś będzie nie tak. W końcu szkoda mówić do siebie przez 20 minut, gdy platforma zrobi Ci super żart i przestanie działać.

Prowadzący robi zawsze ciekawy wstęp, przekazuje najważniejsze informacje i znika. W tym czasie najlepszą rolą dla niego jest moderacja czatu. Odpowiadanie na pytania organizacyjne czy podrzucanie linków, o których aktualnie mowa.

9. Webinar live vs. nagranie

Niestety, nagraniom mówię 3 razy NIE. Składa się na to kilka powodów. Przede wszystkim brak jakiejkolwiek interakcji z uczestnikami. Oczywiście są plusy w postaci świetnej jakości, braku problemów technicznych itd.

Nagrania jednak zabierają nam możliwość tego, co sama również cenię sobie najbardziej, czyli sesji Q&A po zakończonej części z prezentacją. Możliwość zadania pytania jest świetną opcją dla uczestników. Może się to odbywać różnie.

Podczas większości webinarów to ja moderuję czat i zaznaczam pytania dla prowadzącego, ale zdarzają się również prowadzący – poziom ekspert, którzy sami, nie raz nawet w trakcie webinarów, odpowiadają na pojawiające się pytania.

Tym sposobem przeszliśmy wspólnie przez najważniejsze kroki, rady i działania związane z webinarami. 

Szukasz sposobów na generowanie większej ilości leadów? Zadbaj o konwersję ze swojej strony internetowej, instalując widget CallPage. Zamów spersonalizowaną prezentację lub przetestuj nasze narzędzie za darmo przez 7 dni!